Auditoría Documental Completa
Registro detallado de toda la vida útil de cada documento en su institución
¿Qué es el Historial Documentario?
El módulo de Historial Documentario de SIAMsoft ofrece un registro cronológico completo de todos los movimientos, modificaciones y eventos relacionados con cada expediente gestionado en el sistema.
Cada acción queda registrada con marca de tiempo, usuario responsable y detalles del cambio, proporcionando una auditoría detallada para cumplimiento normativo y análisis de procesos.
Beneficios Clave
- Reconstrucción exacta del flujo documental
- Cumplimiento de normativas de transparencia
- Identificación de cuellos de botella en procesos
- Reducción de disputas por documentos
- Mejora en la rendición de cuentas
- Base para análisis de mejora continua
Características Principales
- Registro automático de todas las acciones
- Búsqueda por múltiples criterios temporales
- Exportación de historiales para auditorías
- Visualización gráfica de flujos documentales
- Alertas por tiempos de permanencia
- Integración con sistemas de firma digital
- Inalterabilidad de registros (Blockchain opcional)
Datos Registrados
- Fecha y hora exacta de cada movimiento
- Usuario que realizó la acción
- Ubicación origen y destino
- Cambios en el contenido (versiones)
- Observaciones y comentarios asociados
- Tiempos de permanencia en cada etapa
Ejemplo de Historial Documentario
Documento ingresado al sistema por Juan Pérez. Asignado a la unidad de Trámites.
Revisado por María Gómez. Documento completo, derivado a Área Legal.
Carlos Ruiz agregó observaciones legales. Documento aprobado con condiciones.
Documento firmado digitalmente por la Directora Ana Torres.
Resolución enviada por correo electrónico y notificada en portal ciudadano.
Capturas del Sistema
Historial Detallado
Vista completa de todos los movimientos de un documento
Flujo Documental
Visualización gráfica del recorrido del documento
Análisis de Tiempos
Reporte estadístico de tiempos por etapa